Hướng dẫn sử dụng phần mềm hỗ trợ kế toán

Phần mềm gồm năm nhóm tính năng, bản quyền mở theo từng nhóm. Nhóm chưa mua bị ẩn hẳn khỏi màn hình, không phải lỗi. Xem mình đang có những gì ở Hệ thống › Bản quyền.

Năm nhóm tính năng

Mua thế nào

Thứ tự làm cho một kỳ

Làm một lần khi bắt đầu: kích hoạt bản quyền → thêm công ty → đăng nhập ba cổng thuế. Sau đó mỗi kỳ làm theo thứ tự này:

1. Tải hóa đơn — mục 4. Làm trước hết, vì hầu như mọi thứ sau đó đều đọc lại số hóa đơn này.
2. Điền danh mục — mục 7. Bấm tạo danh mục rồi mở ba file Excel, điền loại cho nhà cung cấp (hàng / dịch vụ), mã hàng và tài khoản.
   Bước quyết định

   Đây là bước ảnh hưởng nhiều nhất và hay bị bỏ qua nhất. Danh mục trống thì file nhập MISA thiếu mã và sao kê không dò được đối tượng. Làm kỹ một lần, các kỳ sau dùng lại.

3. Xuất bảng kê Excel, tải PDF — mục 6, mục 5. Hai việc này không ràng buộc gì nhau, làm lúc nào cũng được.
4. Tải tờ khai và giấy nộp tiền — mục 8.
5. Lập tờ khai GTGT — mục 9. Phải xong bước 1 và bước 4 ở trên: cần hóa đơn của kỳ, và cần tờ khai kỳ trước đã tải về để lấy chỉ tiêu [22] thuế còn được khấu trừ chuyển sang.
6. Chạy sao kê ngân hàng — mục 10. Nên làm sau bước 2 ở trên, vì phần dò đối tượng đọc danh mục.
7. Tính lương — mục 11. Không phụ thuộc bước nào, làm song song lúc nào cũng được.

Cái gì cần cái gì

1. Tạo một thư mục riêng cho phần mềm, ví dụ D:\ThueViet, rồi chép ThueViet.exe vào đó.
   Vì sao cần thư mục riêng

   Phần mềm tự tạo config.json, license.key, thư mục logs và data ngay cạnh file exe. Để exe trong Downloads hay Desktop thì dữ liệu sẽ nằm lẫn lộn ở đó.

2. Nhấp đúp ThueViet.exe. Lần đầu Windows có thể hiện cảnh báo Windows protected your PC — bấm More info rồi Run anyway. Đây là cảnh báo mặc định với phần mềm chưa mua chứng thư số, không phải virus.
3. Cửa sổ mở lên hiện màn hình Kích hoạt bản quyền. Chưa có license thì bấm Dùng thử 15 ngày ở khối trên cùng — không phải xin gì trước. Xong, góc trên bên phải hiện ô vàng đếm ngược, ví dụ Dùng thử — còn 15 ngày (hết 24/10/2026).
4. Muốn dùng tiếp thì vào Hệ thống › Bản quyền, bấm Chép để sao chép Mã máy, gửi mã đó cho nhà cung cấp.
5. Nhận được license, dán vào ô bên dưới rồi bấm Kích hoạt. Hoặc chép file license.key vào cùng thư mục với exe rồi mở lại phần mềm.

Mỗi mã số thuế cần khai báo một lần. Thông tin được lưu lại cho những lần sau.

1. Bấm ＋ Thêm công ty ở thanh trên cùng.
2. Điền Mã số thuế (*) và Tên gợi nhớ (*). Các ô Tên kế toán, Tên giám đốc, Địa chỉ điền nếu cần in lên báo cáo.
3. Bấm Lưu công ty.

Thêm nhiều công ty cùng lúc. Trong cửa sổ quản lý, mở mục Thêm hàng loạt và dán danh sách, mỗi công ty một dòng:

0301234567|matkhau123
0312345678|mk_hoadon|mk_thuedientu
0398765432:matkhau456

• Một mật khẩu → dùng chung cho cả cổng hóa đơn và thuế điện tử.
• Hai mật khẩu → mật khẩu đầu cho cổng hóa đơn, mật khẩu sau cho thuế điện tử.
• Dấu phân cách dùng | hoặc : đều được.

Bấm Thêm ngay. Phần mềm báo rõ dòng nào thêm không được và vì sao, để bạn sửa đúng dòng đó.

Ba cổng thuế là ba tài khoản khác nhau. Chỉ cần đăng nhập cổng nào bạn định dùng.

1. Chọn công ty ở ô -- Chọn công ty -- phía trên.
2. Nhập mật khẩu, nhìn ảnh captcha và gõ vào ô Mã captcha. Ảnh mờ khó đọc thì bấm Đổi mã để lấy ảnh khác.
3. Tích Ghi nhớ mật khẩu để lần sau chỉ phải gõ captcha.
4. Bấm nút đăng nhập tương ứng.

Vào Hóa đơn › Tải về.

1. Chọn Từ ngày và Đến ngày.
2. Kiểm tra Thư mục lưu. Đây là nơi chứa toàn bộ dữ liệu tải về.
3. Tích loại cần lấy: Hóa đơn mua vào, Hóa đơn bán ra, Gồm hóa đơn máy tính tiền.
4. Chọn Kiểu lấy dữ liệu — nên để chế độ tải kèm XML gốc để sau này còn xuất bảng kê chi tiết và in PDF.
5. Bấm Bắt đầu tải. Theo dõi ở thanh Tiến độ tải hóa đơn và Hệ thống › Nhật ký hoạt động.

Tải hàng loạt nhiều công ty. Mở mục Tải hàng loạt nhiều công ty, chọn danh sách rồi bấm Bắt đầu tải hàng loạt. Để nguyên dấu tích Gõ mã captcha cho tất cả trước, rồi tải một lượt: phần mềm hỏi hết mã của các công ty ngay từ đầu, gõ liên tục vài chục giây là xong, sau đó nó tải liền mạch và bạn không phải ngồi canh nữa. Công ty nào còn phiên đăng nhập thì không hỏi mã; công ty chưa lưu mật khẩu thì phần mềm tự bỏ qua, và bạn cũng có thể bấm Bỏ qua công ty này.

Dữ liệu lưu theo cấu trúc:

<thư mục lưu>\<MST>\<kỳ>\purchase\
    xml\      hóa đơn gốc dạng XML
    html\     bản thể hiện theo mẫu cổng thuế
    detail\   hóa đơn không mã (cổng thuế không cho tải XML)
    pdf_goc\  bản gốc của nhà cung cấp
    pdf\      bản thể hiện đã in ra PDF
<thư mục lưu>\<MST>\<kỳ>\sold\     hóa đơn bán ra

Tên file hóa đơn: <ngày>-<MST đối tác>-<số HĐ>-<mẫu số + ký hiệu>. Ngày đã quy về giờ Việt Nam, số hóa đơn đệm 0 cho đủ 8 chữ số nên sắp xếp theo tên file ra đúng thứ tự.

Ở Hóa đơn › Tải về, khối PDF hóa đơn.

Hai loại PDF khác nhau, tick riêng từng loại rồi bấm Tải PDF hóa đơn.

Ở Hóa đơn › Bảng kê Excel & file MISA, dòng ②.

Bấm Xuất Excel bảng kê + chi tiết. Mỗi lần xuất tạo một bộ file mới có kèm ngày giờ, không ghi đè bộ trước.

Cuối bảng kê có các dòng tổng riêng cho những trường hợp kế toán phải xem kỹ. Phần mềm đánh dấu và đưa số liệu ra, không tự quyết thay bạn:

• Hóa đơn bị thay thế, bị hủy — tự động loại khỏi tổng.
• Hóa đơn bị điều chỉnh — vẫn còn hiệu lực nên giữ nguyên; tờ điều chỉnh cộng thêm phần chênh. Đọc cột Nội dung điều chỉnh (lấy nguyên văn người bán ghi trong XML) rồi tự kiểm.
• Hóa đơn gốc nằm ngoài kỳ tải — phải mở lại kỳ trước mới đối chiếu được.
• Chưa rõ hiệu lực — có file XML nhưng cổng thuế không còn trả về khi tra lại.
• Không được khấu trừ — nếu công ty có khai mốc chuyển phương pháp ở bước 2.

1. Bấm Tạo/cập nhật danh mục (NCC + mã hàng + khách hàng). Phần mềm dựng danh mục từ dữ liệu đã tải.
2. Mở file danh mục vừa tạo, kiểm tra và bổ sung. Cột Nội dung dịch vụ ở danh mục nhà cung cấp dùng cho bản gộp dòng; để trống thì lấy theo chi tiết hóa đơn.
3. File DanhMuc_NhaCungCap.xlsx có thêm sheet Thông tin đầy đủ: địa chỉ, điện thoại, email, website, số tài khoản ngân hàng của từng nhà cung cấp, bóc nguyên văn từ hóa đơn — tiện khi đối chiếu sao kê ngân hàng. Sheet này chỉ để tra cứu, không cần điền gì, và được dựng lại mỗi lần bấm tạo danh mục.
4. Chọn MISA SME hoặc MISA ASP cho đúng phần mềm bạn dùng.
5. Bấm Xuất danh mục theo mẫu MISA, nhập danh mục vào MISA trước.
6. Bấm Xuất file import MISA (mua vào) hoặc (bán ra), rồi nhập vào MISA.

Mã khách hàng và mã nhà cung cấp lấy theo mã số thuế. File xuất ra giữ chú thích ý nghĩa từng mã, bạn rê chuột vào ô là thấy, để sửa tay từng dòng khi cần.

Vào Thuế › Tải tờ khai & giấy nộp tiền, sau khi đã đăng nhập cổng tương ứng (chấm TK / GNT ở thanh trên phải xanh; nếu chấm vàng là đang đăng nhập tài khoản của công ty khác — đăng nhập lại cho đúng rồi mới tải).

Giấy nộp tiền được chia sẵn 3 thư mục

Trong giay_nop_tien/xml/:

Giấy nộp hộ được tách ra trước, số còn lại mới chia thành công / chưa thành công. Các file tải từ những lần trước cũng được tự động dồn vào đúng thư mục — phần mềm chỉ di chuyển, không xoá file nào.

Kèm theo là 0.bang-ke-giay-nop-tien.xlsx: mỗi dòng chi tiết một dòng, có cột Nhóm để lọc, cột Ký số ngân hàng (Có / Chưa), kỳ thuế, tiểu mục, số tiền, ngân hàng, kho bạc. Cột Tổng tiền cả giấy chỉ ghi ở dòng đầu của mỗi giấy, nên cộng cả cột Số tiền hay cả cột Tổng tiền cả giấy đều ra cùng một con số. Bảng kê đọc lại toàn bộ file đang có, không chỉ lần tải vừa rồi.

Thuế › Thống kê & đối soát hiện danh sách tờ khai đã tải kèm các chỉ tiêu để đối soát, và xuất ra Excel được.

Vào Thuế › Tờ khai GTGT. Dưới hàng nút là 6 thẻ trong: Chỉ tiêu · Hóa đơn mua vào · Hàng nhập khẩu · Hóa đơn bán ra · Phụ lục giảm thuế · Xuất XML.

Lập tờ khai 01/GTGT từ chính hóa đơn đã tải về, đối chiếu với tờ khai đã nộp, rồi xuất XML để nhập vào HTKK. Có cả phần hàng nhập khẩu và phụ lục giảm thuế 8%.

1. Chọn kỳ. Thuế › Tờ khai GTGT: chọn Quý hay Tháng, số kỳ và năm, rồi bấm Tính. Phần mềm gom hóa đơn mua vào, bán ra của kỳ đó và điền các chỉ tiêu.
2. Soát hóa đơn mua vào. Bảng Hóa đơn mua vào mặc định tick hết. Bỏ tick những tờ không được khấu trừ (chi không phục vụ sản xuất kinh doanh, hóa đơn không hợp lệ…) — bỏ tick chỉ làm giảm chỉ tiêu [25].
3. Hàng nhập khẩu — xem khung riêng bên dưới.
4. Bấm Tính lại theo chỉnh sửa sau mỗi lần bỏ tick hoặc sửa cột Điều chỉnh.
5. Đối chiếu. Cột Đã nộp đọc từ tờ khai đã tải về (nếu có). Ô tô vàng là chỗ đang lệch — tìm ra lý do trước khi nộp.
6. Bấm Lưu để giữ số liệu kỳ đó, Xuất Excel nếu cần bản đối chiếu.
7. Xuất XML. Chọn Chính thức hoặc Bổ sung, chọn ngày lập, bấm Xuất XML. Khai bổ sung thì điền thêm Lý do khai bổ sung (ghi vào phụ lục 01-1/KHBS) và mã giao dịch tờ khai gốc nếu có.

Phụ lục giảm thuế GTGT 8% lập theo từng tên hàng trên hóa đơn. Mục I chỉ lấy hóa đơn mua vào đang tick khấu trừ — bỏ tick ở bảng trên rồi bấm Tính lại theo chỉnh sửa để cập nhật. Khi xuất XML, chọn lấy phụ lục tính từ hóa đơn hay nguyên theo tờ đã nộp.

Vào Ngân hàng › Sao kê → hạch toán. Có 3 thẻ trong: Hạch toán & xuất file (việc hằng tháng), Cài đặt tài khoản & bí danh và Danh mục & dữ liệu học (làm một lần, bổ sung khi cần).

Đọc file sao kê ngân hàng, gán tài khoản đối ứng và mã đối tượng cho từng giao dịch, rồi xuất ra file nhập liệu đúng mẫu MISA. Làm một lần được cho nhiều tháng của cùng một tài khoản.

1. Khai tài khoản ngân hàng. Mục 1. Tài khoản ngân hàng & cài đặt: chọn MISA ASP hay MISA SME, rồi + Thêm tài khoản ngân hàng — số tài khoản, tên ngân hàng, mã số thuế ngân hàng, tài khoản kế toán (thường 1121). Công ty có nhiều tài khoản thì khai hết: phần mềm nhận ra tiền chuyển giữa các tài khoản của chính công ty và ghi là chuyển tiền nội bộ.
2. Khai bí danh — không bắt buộc nhưng đáng làm. Ngân hàng hay ghi tắt tên người trả tiền (KK NTMK, NAM SAN…). Khai một lần cụm chữ đó ứng với mã đối tượng nào thì lần sau phần mềm gán thẳng.
3. Nạp danh mục. Ở thẻ trong Danh mục & dữ liệu học, xuất từ MISA Danh mục → Khách hàng → Xuất khẩu và Danh mục → Nhà cung cấp → Xuất khẩu rồi nạp vào. Không có danh mục thì phần mềm không biết mã đối tượng của ai, gần như dòng nào cũng phải điền tay.
4. Cho phần mềm học — nạp vào ô Sổ đã hạch toán / file đã rà: sổ tiền gửi xuất từ MISA của các năm trước, hoặc chính file kết quả của phần mềm mà bạn đã soát xong. Phần mềm học cách bạn đã hạch toán rồi áp cho những tháng sau.
5. Chọn file và chạy. Mục 3: chọn file sao kê (chọn được nhiều tháng cùng lúc, miễn là cùng một tài khoản) và file ủy nhiệm chi nếu có — có ủy nhiệm chi thì biết được tên người nhận tiền, đỡ phải đoán. Bấm Hạch toán & xuất file.
6. Mở file kết quả, soát những dòng tô vàng, rồi nhập vào MISA.

Ngày hạch toán lấy theo ngày giao dịch trên sao kê, không phải ngày hiệu lực. Giao dịch ngày 31/07 hiệu lực 01/08 tuy nằm trong sao kê tháng 8 nhưng vẫn hạch toán vào tháng 7.

Sao kê phải là bản Excel tải từ internet banking. Bản giấy đóng dấu chụp lại thành PDF thì không đọc được — sai một chữ số là sai tiền.

Soát xong một đợt, nạp chính file kết quả đó trở lại ô Sổ đã hạch toán / file đã rà. Đợt sau số dòng tô vàng sẽ giảm hẳn.

Phân hệ Lương & BHXH có 4 thẻ: Chấm công & tính lương (việc hằng tháng) · Nhân viên & hợp đồng · BHXH (D02-LT) · Cài đặt lương.

Tính lương, bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân từ hợp đồng và bảng chấm công. Xuất bảng lương, file nhập MISA, mẫu D02-LT báo tăng giảm bảo hiểm, tờ khai 05/KK-TNCN và quyết toán 05/QTT-TNCN.

1. Cài đặt công ty — làm một lần: phần mềm kế toán đang dùng, vùng lương tối thiểu, cách tính công chuẩn, giờ làm mỗi ngày, ngày nghỉ hằng tuần, kỳ khai thuế TNCN, lương tháng được trả vào cùng tháng hay tháng sau, có đóng kinh phí công đoàn không, và các tài khoản hạch toán. Khai bộ phận kèm tài khoản chi phí để bút toán lương tách đúng theo bộ phận.
2. Kiểm lịch nghỉ lễ của năm. Phần mềm có sẵn lịch nhưng Nhà nước chốt lịch nghỉ từng năm, nên bạn xem lại cho khớp trước khi tính.
3. Nhân viên và hợp đồng. Bấm Xuất file danh sách nhân viên (Excel), điền rồi nạp lại. Mỗi dòng là một hợp đồng — một người có nhiều hợp đồng thì ghi nhiều dòng cùng mã nhân viên; các ô cá nhân (CCCD, mã số thuế, số tài khoản, ngày vào làm, ngày nghỉ việc, mã số BHXH…) chỉ cần điền ở dòng đầu của mã đó, dòng sau để trống vẫn giữ nguyên. Muốn xoá một ô đã khai thì để trống ô đó ở dòng đầu rồi nạp lại. Người phụ thuộc khai ở sheet riêng trong cùng file.
4. Chấm công tháng. Mặc định mọi người đủ công, bạn chỉ khai phần khác thường: ngày nghỉ, tăng ca / làm đêm, và khoản phát sinh (thưởng, tạm ứng, khoản trừ). Cần sửa nhiều thì bấm Xuất bảng chấm công (Excel), sửa trong Excel rồi nạp lại.
5. Tính lương. Bấm Tính lương & xuất file — ra bảng lương, bảng chấm công, file nhập MISA (chứng từ nghiệp vụ khác) và danh sách chuyển khoản. Đọc hết phần cảnh báo trước khi dùng số.
6. Chốt kỳ khi số đã đúng. Kỳ đã chốt không tính lại được nữa, chỉ xuất lại file — để con số đã dùng khai thuế không tự đổi về sau.
7. Lập D02-LT nếu tháng này có người tăng, giảm, hoặc đổi mức đóng bảo hiểm.
8. Tờ khai thuế: sang phân hệ Thuế — thẻ 05/KK-TNCN lập 05/KK-TNCN theo tháng hoặc quý, thẻ Quyết toán 05/QTT lập 05/QTT-TNCN quyết toán năm. Bấm Xem chỉ tiêu hoặc Xem số liệu để đối chiếu trước, rồi mới xuất XML.

Phần mềm không ký số và không nộp tờ khai. File XML xuất ra bạn nhập vào HTKK hoặc nộp trên cổng thuế như bình thường.

Hóa đơn › Xem hóa đơn liệt kê toàn bộ hóa đơn đã tải của công ty đang chọn ở thanh trên. Chọn khoảng ngày, loại hóa đơn rồi bấm Xem.

Cột PDF cho biết đang có bản nào:

Cột Link tra cứu mở cổng của nhà cung cấp và sao chép sẵn mã tra cứu vào bộ nhớ tạm. Với MISA và BKAV, link mở thẳng ra tờ hóa đơn. Bấm vào Mã tra cứu cũng sao chép được mã đó.

Hệ thống › Nhật ký hoạt động ghi lại toàn bộ quá trình chạy. Khi báo lỗi cho nhà cung cấp, hãy gửi kèm nội dung ở màn hình này.

Soát tên và địa chỉ công ty ghi trên hóa đơn mua vào

Hóa đơn › Soát tên & địa chỉ. Người bán gõ tay tên và địa chỉ bên mua nên hay sai, mà hóa đơn ghi sai tên hoặc địa chỉ người mua thì có rủi ro bị loại chi phí và loại khấu trừ — muốn xin hóa đơn thay thế thì phải biết tờ nào sai. Chọn khoảng ngày (để trống là soát mọi hóa đơn đã tải) rồi bấm Soát.

Phần mềm gom các cách viết lại thành vài dòng chứ không cảnh báo từng tờ, mỗi dòng kèm số tờ và khoảng ngày. Cột Mức lệch chia hai loại:

Cách viết lấy làm chuẩn để so là ô Tên công ty và Địa chỉ bạn đã khai ở Hệ thống › Công ty & tài khoản thuế; chưa khai thì phần mềm tạm lấy cách viết có nhiều tờ nhất và nhắc bạn khai vào cho chắc.

Bấm Soát & xuất Excel để có thêm một file liệt kê từng tờ ghi khác chuẩn (ngày, người bán, ký hiệu, số hóa đơn, tên và địa chỉ ghi trên tờ đó) — đây mới là thứ mang đi đòi hóa đơn thay thế. File lưu trong thư mục công ty, thư mục con soat_ten_dia_chi.

Màn hình này chỉ đọc: không sửa hóa đơn, không ghi vào hồ sơ công ty, không tải gì từ cổng thuế. Phần mềm cũng liệt kê những tờ ghi mã số thuế người mua khác mã số thuế công ty — hộ kinh doanh thường bị người bán ghi theo số định danh cá nhân của chủ hộ (12 chữ số), chi nhánh thì mã có đuôi -00x; cả hai trường hợp này không phải lỗi.